Erreur est de penser que diriger une entreprise est une mince affaire. En plus de s’inquiéter sur le déroulement des activités, le dirigeant doit aussi se soucier des tâches administratives qui peuvent parfois être assez prenantes. À force de se consacrer et aux formalités et aux paperasses, on peut perdre de vue la productivité. Une mauvaise gestion de ses tâches peut être un facteur de gain de temps considérable. Pour optimiser, retrouvez nos conseils.
Externalisez !
L’administration est nécessaire, bien que cela occupe une bonne partie du temps. Pourtant, plus on s’y attarde, plus on perd de l’argent. Pour les grandes entreprises qui emploient des cinquantaines ou des centaines de salariés, la gestion est en général assurée par un secrétaire ou une personne tierce. La problématique s’adresse plutôt aux autoentrepreneurs et aux petites entreprises qui démarrent juste avec un petit effectif. La solution : l’externalisation. Externaliser les tâches administratives consiste à confier les missions à un prestataire comme sur majassist.fr. C’est une offre de service plutôt attractive et bénéfique étant donné qu’on lègue la gestion de tout ce qui concerne l’administration à des personnes compétentes. Il faut savoir que l’externalisation peut être personnalisée en fonction de la demande et des nécessités de l’entreprise (gestion du personnel, des factures, des fichiers clients, des bases de données, des rendez-vous, etc.).
Utilisez un bon logiciel de gestion
On ne peut pas s’en passer de la technologie, c’est certain ! Un logiciel de gestion administrative est l’outil qu’il vous faut pour faciliter la réalisation de toutes les tâches sur la gestion de votre entreprise. On se débarrasse des lots de papiers qui s’entassent sur le bureau. Tout se déroule désormais sur les supports digitaux. Un CRM vous permet de mieux organiser toutes vos données pour mieux les retrouver, les surveiller et les gérer. L’outil vous aide également à tout centraliser, pour faciliter l’accès aux salariés et aux dirigeants. Le partage d’informations devient fluide et pratique, le système de gestion est également allégé. Il existe de nombreux logiciels CRM, à choisir en se basant sur des critères bien précis (sécurité, praticité, performance et technologie). Certains peuvent même se combiner avec le logiciel de comptabilité ou vos outils multicanaux pour une gestion optimale des tâches dans votre entreprise.
Pensez à la digitalisation
Devoir gérer et se perdre dans les nombreux documents en papier, c’est aussi ce qui rend les tâches administratives plus complexes. Mais pourquoi s’embrouiller alors qu’on peut tout simplement tout faire depuis un ordinateur ? Digitalisez toutes vos données et classez vos fichiers pour améliorer la gestion. La plupart des documents peuvent être numérisés grâce aux canaux digitaux. De cette manière, ils seront plus faciles à retrouver. De nos jours, les papiers sont presque inutiles et présentent même ses défauts quand on veut économiser du temps, sauf peut-être quand on doit signer un accord. Notez que même les factures et les devis peuvent être effectués en ligne. En adoptant cette solution, vous éviterez de recevoir, à chaque fin du mois, un lot de factures en papier qui sont à la fois traumatisantes et fatigantes à regarder.
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